كيفية إصدار فاتورة من طلب الشراء في نظام Wrid — دليل خطوة بخطوة

من القائمة الجانبية في لوحة التحكم، انتقل إلى قسم أوامر الشراء (Order Purchase) لعرض جميع طلبات الشراء المسجلة.

ستظهر لك قائمة بجميع الطلبات — مع رقم الطلب، اسم المورد، التاريخ، المبلغ الإجمالي، والحالة.

ابحث عن طلب الشراء الذي تريد تحويله إلى فاتورة — يجب أن يكون طلبًا لم يتم تحويله مسبقًا.

في كل صف من جدول أوامر الشراء، ستجد زر الإجراءات (ثلاث نقاط).

اضغط على الزر لفتح القائمة المنسدلة — ستجد خيار "فاتورة" (Invoice) ضمن الخيارات المتاحة.

اضغط على "فاتورة" للانتقال إلى صفحة إنشاء فاتورة مشتريات من بيانات طلب الشراء.

سيتم تحميل جميع بيانات الطلب تلقائيًا — المورد، المنتجات، الأسعار، الكميات، وطرق الدفع.

بعد الضغط على "فاتورة"، يتم نقلك إلى صفحة إنشاء الفاتورة مع تحميل جميع بيانات الطلب:

عنوان "إنشاء فاتورة شراء" مع رقم الطلب الأصلي (مثلاً #BO_5).

شارة "تحويل إلى فاتورة" الزرقاء — تميز هذه الفاتورة عن الفواتير المنشأة يدويًا.

المبلغ الإجمالي (Total Amount): يظهر بحجم كبير بالريال السعودي — محسوب تلقائيًا من بيانات الطلب.

تاريخ الطلب الأصلي يظهر أسفل العنوان.

الصف الأول يحتوي على أربعة حقول أساسية — جميعها معبأة تلقائيًا من الطلب:

تاريخ الفاتورة (مطلوب): معبأ من تاريخ الطلب — يمكنك تعديله لتاريخ اليوم.

المورد (مطلوب): المورد المحدد في طلب الشراء الأصلي.

مندوب المشتريات (مطلوب): الموظف المسؤول عن عملية الشراء.

الفرع (مطلوب): مكان العمل المرتبط بالطلب.

الصف الثاني يحتوي على بيانات إضافية:

المستودع (مطلوب): اختيار المخزن الذي ستُضاف إليه المنتجات — هذا الحقل يجب تحديده يدويًا لأنه غير موجود في طلب الشراء.

تاريخ التوريد (اختياري): التاريخ الفعلي لاستلام البضاعة — معبأ من الطلب.

تاريخ انتهاء الخدمة (اختياري): للخدمات المستمرة.

تاريخ الانتهاء (اختياري): معبأ من تاريخ انتهاء الطلب.

حقل الرقم المرجعي (اختياري) — معبأ من طلب الشراء الأصلي.

يساعد في ربط الفاتورة بالطلب الأصلي وبأي مستندات خارجية.

جدول المنتجات يتم ملؤه تلقائيًا بجميع المنتجات من طلب الشراء الأصلي:

الصنف (Item): اسم المنتج — يتم تعبئته من الطلب.

الكمية (Qty): عدد الوحدات المطلوبة — من بيانات الطلب.

السعر (Price): سعر الشراء المتفق عليه — يستخدم السعر بعد الخصم إن وُجد.

الخصم: نسبة الخصم من المورد — منقولة من الطلب.

الضريبة (Tax): نوع الضريبة المطبقة — من بيانات الطلب.

الإجمالي (Total): يُحسب تلقائيًا لكل منتج.

يمكنك تعديل الكميات أو الأسعار أو إضافة/حذف منتجات قبل حفظ الفاتورة.

قسم طرق الدفع يحدد كيفية سداد المبلغ للمورد — معبأ من بيانات الطلب:

طرق الدفع المحددة في الطلب تنقل تلقائيًا مع المبالغ.

يمكنك تعديل طرق الدفع أو إضافة دفعات جديدة.

تأكد من أن إجمالي المدفوعات يساوي مبلغ الفاتورة — شريط "متوازن" الأخضر يؤكد التطابق.

حقل الملاحظات الإضافية: معبأ من ملاحظات الطلب — يمكنك إضافة ملاحظات خاصة بالفاتورة.

بعد مراجعة جميع البيانات والتأكد من صحتها:

راجع ملخص المبالغ: المجموع الفرعي، الخصم، قبل الضريبة، الضريبة، الإجمالي.

اضغط زر "تحويل إلى فاتورة" في أعلى الصفحة.

يتحقق النظام من: اختيار المستودع، وجود منتجات صالحة، وتطابق المدفوعات مع الإجمالي.

عند النجاح: تظهر رسالة "تم تحويل طلب الشراء إلى فاتورة بنجاح" ويتم تحويلك لقائمة الطلبات.

يتم تحديث حالة الطلب تلقائيًا إلى "محوّل" — ولن يظهر خيار التحويل مرة أخرى.